Pověřenec osobních údajů: zveřejněna nová metodika

Dokument má usnadnit místním samosprávám připravit se na splnění této povinnosti. Ministerstvo vnitra úvodem metodiky zdůrazňuje, že předmětem Obecného nařízení je ochrana soukromí jednotlivce v digitálním věku automatického zpracovávání osobních údajů. Nové technologie způsobují neustálý vývoj v právní ochraně, která je poskytována osobním údajům. Úkolem pověřence jako osoby kvalifikované a odborně vzdělané v oblasti ochrany osobních údajů je garantovat správné zpracovávání osobních údajů. Každý orgán veřejné moci jako zpracovatel či správce osobních údajů je povinen zaměstnat takovou osobu nebo smluvně zajistit poskytování jejích služeb. Každá obec a v podmínkách obcí též škola ve formě školské právnické osoby či příspěvkové organizace je takovým orgánem veřejné moci, na který se povinnost mít pověřence vztahuje.

Funkce pověřence by měla být stálá a pověřenec musí být pro subjekt ochrany osobních údajů a Úřad pro ochranu osobních údajů dosažitelný. Toho se dosáhne vhodným zveřejněním jeho kontaktních údajů. Pověřenec by neměl vykonávat tuto funkci na základě dohody o práci konané mimo pracovní poměr. Výběr pověřence je zcela v kompetenci obce. Ovšem, je nutné dbát na to, aby měl pověřenec adekvátní odborné a etické předpoklady pro výkon funkce, jakým je mimo jiné i splnění požadavku na nezávislost. Je vhodné, aby pověřenec znal vnitřní organizaci obce, vnitřní předpisy, informační technologie a bezpečnost dat. Žádné formální požadavky na vzdělání ale předepsány nejsou. Je možné mít i více než jednoho pověřence. Pověřence je navíc možné sdílet s jinými obcemi. Ministerstvo vnitra se nicméně domnívá, že zpravidla nebude realizovatelné, aby jedna fyzická osoba efektivně vykonávala funkci pověřence pro více než 10 obcí. Je nutné, aby byly povinnosti vykonávány řádně pro všechny spolupracující obce. Podle toho je potřeba nastavit fungování a sdílení osoby pověřence. Sdílení pověřence je možné toliko na základě samostatných smluv s každou obcí, popř. uzavřením (koordinační) smlouvy o spolupráci s jinou obcí, která zajistí pověřence. Není potřeba souhlasu krajského úřadu. Další formou spolupráce je uzavření smlouvy o vytvoření dobrovolného svazku obce. Není nutné, aby členské obce uzavíraly každá individuální smlouvu o poskytování služeb pověřence s tímto svazkem. Předmět činnost svazku, spočívající v zajištění činnosti pověřence pro členské obce, musí být uveden ve stanovách, které jsou přílohou smlouvy o vytvoření svazku.

Pověřence je možné zaměstnat jednak v pracovním poměru v rámci zařazení do obecního úřadu jako úředníka. Obsazení musí probíhat v souladu se zákonem č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávních celků. Rozsah pracovního závazku je zcela na uvážení obce. Je žádoucí, aby pověřenec byl organizačně oddělen a přímo podřízen tajemníkovi obecního úřadu, popř. přímo starostovi obce, pokud funkce tajemníka není zřízena. Přímo starostovi obce bude podřízen také pověřenec, který je zaměstnancem obce zařazeným mimo obecní úřad. V rámci smlouvání vztahu s pověřencem je nutné, aby pověřenec podepsal doložku, že u něj nedojde ke střetu zájmů a že bude zachovávat mlčenlivost o všech osobních údajích, kterých se dozví v souvislosti s výkonem své funkce. Jeho plat je určen podle zákoníku práce, nařízení vlády č. 564/2006 Sb. a nařízení vlády č. 222/2010 Sb. Funkcí pověřence může vykonávat i externě spolupracující osoba na základě nepojmenované soukromoprávní smlouvy. Odměna pověřence v takovém případě není stanovena právními předpisy.

Člen zastupitelstva nemůže být pověřencem obce z titulu své funkce člena zastupitelstva. Je však možné, aby funkce pověřence byla vykonávána zastupitelem na základě pracovněprávní nebo jiné smlouvy s obcí. V případě krátkodobé nepřítomnosti pověřence není nutné činit jakákoliv opatření k nápravě. V případě dlouhodobé nepřítomnosti je možné ustanovit náhradního pověřence za splnění všech kvalifikačních podmínek.

Ministerstvo vnitra bude nadále pracovat na metodických pokynech týkajících se Obecného nařízení s Úřadem pro ochranu osobních údajů. (Metodika je dostupná na http://www.mvcr.cz/odk2/).

SMS ČR není ztotožněno s blížící se aplikační praxí, kdy povinnost zavedení pozice pověřence na ochranu osobních údajů, patrně dopadne na všechny obce I. typu bez rozdílu, a to i na ty, které s daty povahy osobních údajů nakládají jen v zanedbatelném objemu. V následujících dnech na toto téma vystoupí předseda SMS ČR Stanislav Polčák na půdě Evropského parlamentu a v blízké době budeme tuto záležitost také řešit s vedením rezortu vnitra a Úřadu na ochranu osobních údajů. Cílem našeho úsilí je dosáhnout takového stavu, který by nepředstavoval v důsledku důslednější ochrany osobních údajů nadměrnou administrativní a finanční zátěž pro malé obce (I. typu).

Mgr. Alexandra Molitorisová

Mgr. Tomáš Chmela